ARCHIVIAZIONE: LOGICA FILE E CARTELLE

Ci sono molti metodi per riordinare le cartelle nel tuo computer, ma in ogni caso premunirsi di pazienza è sempre il primo passo per occuparsi di questa attività che può apparire noiosa, ma se ben fatta, farà crescere notevolmente la tua produttività.

Per iniziare, prenditi un po’ di tempo per controllare quali file hai nel tuo PC e cerca di individuare le seguenti categorie:

• file di cui non hai bisogno

• file duplicati e copie

• lavori lasciati a metà

Puoi liberare lo spazio sul tuo computer eliminando le tre categorie di file precedenti, oppure spostandoli su un disco esterno.

Per tutti gli altri file, inizia a creare delle cartelle con nomi intuitivi che rispecchino il tuo ordine mentale, e cerca di procedere per livelli. In questo modo, saprai individuare un determinato file più facilmente. Il lato negativo di questa modalità può essere individuato se stiamo lavorando con dei file condivisi, poiché non tutti abbiamo lo stesso ordine mentale; tuttavia, questo problema può essere risolto nominando ogni file con il formato AAMMGG, e un nome pertinente.

Tornando sul punto della creazione delle cartelle, cerca di crearne sempre di più specifiche, pensa a come è fatto un ramo: da grosso si biforca in due più piccoli e ognuno di questi in altri rami ancora più piccoli. Dove è possibile, crea delle sottocartelle sempre più specifiche. Inoltre, se devi condividere i file con qualcuno, prima di tutto fai una riunione dove dici i tuoi punti guida. Se necessario, puoi fare la condivisione su Drive.

Il punto fondamentale dell’archiviazione dei file è chiedersi sempre la seguente domanda: “posso creare un altro livello di cartelle per ridurre la quantità di file in quello precedente?”

Ad ogni modo, tenta sempre di tenere il desktop vuoto; al massimo mantieni solo dei collegamenti. Questo perché un desktop pieno contribuisce tra le altre cose:

1. a rallentare le prestazioni del tuo pc;

2. a sovraccaricare la RAM;

3. a non creare un ordine mentale.