ORGANIZZARE E MONITORARE IL LAVORO DI GRUPPO CON ASANA
- marketinguno2021
- 9 feb 2022
- Tempo di lettura: 2 min
Articolo di Matteo Colombo
Perché scegliere Asana
Siete dei giovani startupper in difficoltà con la suddivisione dei compiti tra i vostri collaboratori? Siete degli imprenditori con un corposo back office da gestire? O semplicemente un gruppo di studenti universitari che lavorano ad un progetto di tesi?
La soluzione ai vostri problemi potrebbe essere Asana: un software che consente di organizzare, gestire e monitorare il lavoro di gruppo.
Non è una semplice agenda, bensì uno strumento che integra una chat, un calendario e la possibilità di scambiare file con i propri colleghi. Il tutto controllando lo stato di avanzamento del progetto.
Si contraddistingue per un’ interfaccia semplice ed intuitiva, che chiunque può padroneggiare nel giro di pochi minuti. Asana è disponibile come app per Android e per iOS/iPadOS, oppure facilmente accessibile dal browser del vostro pc. La versione base è gratuita ed i suoi strumenti sono già più che sufficienti per un'efficace gestione del team working.
Come utilizzare Asana
Per cominciare è sufficiente registrarsi con una mail; mentre per facilitare l’utilizzo è consigliabile impostare fin da subito la lingua in Italiano tramite i settings del vostro account. In ogni caso al primo accesso Asana ci offre un breve tutorial guidato, utile per muovere i primi passi alla scoperta delle sue funzionalità. Ci verrà chiesto anche di selezionare una modalità di visualizzazione predefinita tra quattro a scelta, che comunque rimarranno sempre disponibili e a portata di clic.
Per creare un nuovo lavoro basta un clic su “nuovo progetto” nella Home. Una volta assegnato un titolo al progetto si prosegue con la creazione di una o più sezioni in cui si desidera organizzare il lavoro. Questo ci permetterà in seguito di comprimere la visualizzazione delle sezioni in modo da poter scansionare velocemente il progetto nella sua totalità. All’interno di ogni sezione si possono creare dei task, ovvero le attività da assegnare ad ogni collaboratore. È anche possibile autoassegnarsi dei compiti o duplicarli perché vengano destinati a più collaboratori contemporaneamente. Ad ogni attività si può aggiungere una data o un periodo di svolgimento, così come anche una priorità. Aggiungendo una piccola descrizione ad ogni attività, ogni collaboratore sarà in grado di comprenderne velocemente i contenuti. Una volta terminato il compito, spetta all’assegnatario spuntare il flag sull’icona che simboleggia il completamento del task. Una funzione molto utile è la dipendenza, che ci permette di creare una catena di comando tra le varie task, bloccando quelle subordinate fino al completamento di quelle precedenti.
Nella vista Elenco e Bacheca le task saranno organizzate come in una to do list: queste modalità sono consigliate per la modifica dei contenuti. La vista Calendario è invece perfetta per valutare le tempistiche del progetto.
Interazioni
Asana consente di collegare rapidamente dei file alle attività programmate, semplicemente cliccando sulla graffetta degli attachments (allegati). Così facendo i vostri collaboratori possono velocemente condividere file da Google Drive o Dropbox.
Tramite le impostazioni del nostro profilo potremo invece scegliere quando e se ricevere delle notifiche via mail. Ad esempio può essere utile ricevere un'email ogni volta che un vostro collaboratore porta a termine un’attività.
Per rendere il lavoro di gruppo più dinamico e veloce Asana consente anche di inviare messaggi in riferimento ad ogni task, una sorta di piccola chat che vi permette di dare e ricevere riscontri sull’ andamento del progetto in modo efficace.
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