Comunicare efficacemente con le email: suggerimenti ai giovani

Una e-mail efficace moltiplica il valore del tuo messaggio.

Non esiste una mail perfetta per ogni situazione. Bisogna prendere in considerazione vari aspetti, come il contesto e il destinatario a cui è rivolta. Sicuramente, in ogni mail, deve esserci sempre educazione, semplicità, chiarezza ed una corretta ortografia.

Utilizzare una e-mail professionale con “nome.cognome@…” per il lavoro ed un’altra meno seria per tutto quello che può essere personale.

Quando arriva una e-mail..

• Rispondere subito solo se la si può gestire in meno di due minuti

• Archiviarla quando non è richiesta nessuna risposta ma si vuole comunque conservare

• Tenerla in evidenza se si vuole gestire con calma in un secondo momento

• Eliminarla solo se è spam

Oggetto

Non inviare una mail con solo l’oggetto come testo.

Quando si compila il campo “oggetto” bisogna essere chiari, immediati e brevi per poter attirare l’attenzione del destinatario.

Contenuto

Scrivere in modo semplice, chiaro e conciso.

Attenzione al contesto. Usare sempre parole comprensibili e frasi brevi.

Soggetto, verbo e complemento, senza usare troppi “che”. Spezzare le frasi e arrivare dritto al punto.

Il numero delle domande influisce positivamente sulle probabilità di risposta. Il numero massimo è tre. Nel caso in cui sono quesiti tecnici usare i punti elenco.

Firma

Al termine della mail, dopo i saluti, si inserisce la firma, così composta:

• Nome completo

• Nome dell’azienda

• Ruolo all’interno dell’azienda (se necessario)

• Indirizzo

• Numero di telefono

Controllo

Prima di inviare, controllare accuratamente e farsi le seguenti domande:

• Gli indirizzi dei destinatari sono stati inseriti tutti e in maniera corretta?

• Sto inviando l’e-mail dal giusto indirizzo?

• Ho controllato l’ortografia, la punteggiatura e la grammatica?

• I file di cui si parla nel testo sono effettivamente stati allegati?

Alcune dritte..

• Le mail si controllano sempre dall’ultima arrivata per evitare di perdersi delle risposte successive.

• “One touch theory” —> Non iniziare a fare qualcosa se sai di non poterla portare a termine in quel momento. Quindi, apri le mail solo quando hai tempo di rispondere.

• In caso di mancata risposta, sollecitare il destinatario. Per un sollecito formale: ogni 2-3 settimane, mentre, per un sollecito informale ed urgente passare direttamente ad una telefonata.

• Se pieni di rabbia, aspettare a rispondere.

• Non usare —> Maiuscole di cortesia, Spettabile/gentilissimo, forme passive, acronimi, forme impersonali.

• E’ proprio indispensabile che sia una e-mail? A volte si preferisce inviare una e-mail quando, invece, sarebbe più appropriata una breve telefonata.

• Tenere sempre in ordine le mail archiviandole regolarmente nelle rispettive cartelle, in modo da trovarle in qualsiasi momento.