LIBREOFFICE vs. MICROSOFT vs. G WORKSPACE

Quante domande ci poniamo prima di scegliere su che piattaforma lavorare, a volte troppe, altre non abbastanza, l’insicurezza o la superficialità porta solo alla difficoltà per questo abbiamo deciso di riassumere brevemente quale piattaforma è più adatta alla tua tipologia di lavoro!

LIBREOFFICE

Dobbiamo iniziare la spiegazione elogiando LibreOffice perché è una delle la suite per ufficio più utilizzate ed apprezzate al mondo e questo è grazie ai suoi sviluppatori che rendono la piattaforma stabile e che implementano funzionalità gradualmente.

LibreOffice è una piattaforma gratuita, è disponibile per PC Windows, Linux e Mac, accetta gran parte dei formati documenti come Microsoft® Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx) e Publisher. Con LibreOffice hai il massimo controllo su dati e contenuti e puoi esportare il tuo lavoro in molti formati diversi, incluso il PDF.

La sua ultima versione si sta rendendo visibile agli occhi di molti per le ottime caratteristiche e funzioni come l’OpenDocument Format (ODF) che è un formato di file completamente aperto e standardizzato ISO che garantisce l’accesso ai tuoi dati per sempre. ODF è standardizzato quindi, anche gli altri software per ufficio possono implementare il supporto per esso, molti programmi hanno iniziato già questa nuova funzione. Utilizzando ODF, ti assicuri che i tuoi dati possano essere trasferiti tra diversi computer e sistemi operativi

Le estensioni tipiche per i file ODF includono:

.odt – documento di testo

.ods – file di foglio di calcolo

.odp – file di presentazione

.odg – illustrazione o un grafico.

G WORKSPACE

Si tratta del software e strumenti marchiati Google per il cloud quindi direttamente in rete, al suo interno ha diverse funzionalità che ci permettono di comunicare con i colleghi, creare file e documenti, archiviare e gestire in modo sicuro dati, dispositivi e utenti.

G Workspace per i professionisti e le aziende viene offerta in abbonamento mentre per i privati è gratuito, inoltre Google ha anche creato una branca di piattaforma scolastica chiamata G Suite Education. Workspace per le aziende quindi a pagamento, offre vantaggi specifici come indirizzi email personalizzati in base al dominio (@tuaazienda.it) e 30 GB di spazio minimo di memorizzazione per documenti ed email ad utente.

Google Workspace comprende:

• Gmail: servizio mail Web più conosciuto al mondo

• Google Calendar: calendario online integrato a Gmail

• Google Drive: servizio in cloud di memorizzazione e archiviazione dove si può caricare qualsiasi tipo di file, condividerli con altri utenti

• Hangouts: consente di parlare, scrivere e videochiamare altri utenti

• Documenti, Fogli, Presentazioni: approfonditi qui sotto

• Moduli: per creare moduli e sondaggi

• Sites: consente di creare e modificare pagine Web anche ai meno esperti

• Currents: strumento di messaggistica (più veloce ed intuitivo di Gmail) dove si può chattare e scambiare documenti con i colleghi

• Vault: consente di trovare e conservare messaggi email che possono essere utile

Oggi ci concentreremo però solo sulla creazione di risorse quindi Documenti, Fogli e Presentazioni.

MICROSOFT 365

Precedentemente conosciuta come Office 365 è certamente la più famosa ed utilizzata piattaforma sia per utenti privati sia per le aziende, si può avere sia un utilizzo offline che sul cloud.

La più utilizzata è la versione offline, entrambe le soluzioni vengono offerte con abbonamenti a pagamento mensili e/o annuali. Microsoft 365 consente di utilizzare online tutti i software del pacchetto Office alla versione più aggiornata, fra cui sono presenti. L’unica versione gratuita è quella per studenti e insegnanti chiamata Microsoft 365 Education che comprende Word, Excel, PowerPoint e OneNote.

Con l’abbonamento viene concesso: spazio di archiviazione su OneDrive, servizio cloud di Microsoft, minuti di chiamata con il prodotto Microsoft chiamate/videochiamate, conosciuto più comunemente come Skype.

Con un unico abbonamento è possibile installare Microsoft 365 in più dispositivi ma attualmente alcune app non sono disponibili per tutte le piattaforme, in particolare Microsoft Access e Publisher sono disponibili solo per PC Windows.

Ecco tutte le versioni di Microsoft 365:

• gratuito per studenti e insegnanti: Microsoft 365 Education (Word, Excel, PowerPoint e OneNote)

per uso domestico:

• Microsoft 365 Personal (Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word) (una persona, più dispositivi)

• Microsoft 365 Home (Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word) (più persone, più dispositivi)

per uso aziendale (tutte includono più persone e più dispositivi):

• Microsoft 365 Business (Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word)

• Microsoft 365 Business Essentials (Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word)

• Microsoft 365 Business Premium (Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word)

• Microsoft 365 ProPlus (Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word)

• Microsoft 365 Enterprise E1 (soltanto servizi Web per le aziende, app desktop non incluse)

• Microsoft 365 Enterprise E3 (Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word)

• Microsoft 365 Enterprise E5 (Access, Excel, OneNote, Outlook, PowerPoint, Publisher, Word)

Microsoft tutt’oggi rappresenta il programma principale e più diffuso per il lavoro sul computer da ufficio. Ma LibreOffice e Google, si stanno affermando sempre di più come valide alternative grazie alle loro ottime funzionalità e caratteristiche.

PROGRAMMI PIÙ UTILIZZATI: SCRITTURA, CALCOLO E PRESENTAZIONI

1) Programmi di scrittura:

Libreoffice Writer vs. Microsoft Word vs. Google Documenti

probabilmente i programmi di scrittura sono i più utilizzati. Le funzioni in tutti i tre programmi appaiono simili anche se World ha un’interfaccia migliore e un numero migliore di template. Il correttore grammaticale è ottimo per tutte le piattaforme forse migliore in Google dove se sbagliamo una parola ci appare subito sopra quella corretta, inoltre Google e Microsoft avendo i programmi in cloud (Microsoft a pagamento) hanno un salvataggio automatico efficace grazie ad una memorizzazione centralizzata. Writer supporta tutti i tipi di documenti e di file quindi permette di aprire file creati con Word e Moduli di salvare documenti nei formati Doc e Docx.

Su Google i documenti possono essere condivisi, aperti e modificati da più utenti e possono inoltre vedere le modifiche carattere per carattere mentre gli altri collaboratori le stanno apportando. Gli utenti non possono ricevere notifiche sulle modifiche, l'applicazione però può notificare agli utenti quando vengono creati un commento o una discussione o quando si riceve una risposta, al fine di facilitare la collaborazione. Questo è un grosso punto di forza per Google perché si può avere in tutti i suoi programmi.

In tutti e 3 i programmi c’è la possibilità di usare l’auto-scrittura cioè la possibilità di dettare direttamente al computer ciò che vogliamo venga scritto, ovviamente la funzione può funzionare solo con la presenza di un microfono integrato al PC o esterno.

A mio parere oggi nei programmi di scrittura non esiste una piattaforma migliore dell’altra, se però dovessi essere alle “prime armi” mi concentrerei su Google Docs per via della sua facilità di collaborazione con altri utenti, essenziale per il lavoro in azienda.

2)Programmi di presentazione:

LibreOffice Impress vs. Microsoft PowerPoint vs. Google presentazioni

Microsoft ha il programma d’eccellenza per le presentazioni video: PowerPoint. Impress non regge il confronto in termini di grafica e animazione. A favore di Impress la funzione Remote, per controllare le presentazioni a distanza col cellulare. Presentazioni Google, importa presentazioni da altri strumenti software di presentazione. È inoltre possibile esportare presentazioni in altri formati di strumenti software oltre all’ormai sopra elogiato sistema di condivisione e modifica file in cloud.

Le differenze tra i programmi per quanto possano essere evidenti non rendono un programma estremamente “vecchio” o inutilizzabile come per ogni cosa, ogni programma va scelto e utilizzato in base al tipo di lavoro che dovremo svolgere

Non a caso però Microsoft PowerPoint è diventato il programma di presentazioni più diffuso ed utilizzato nel mondo per questo secondo me è ancora oggi l’ideale in svariati lavori per via della sua facilità ed intuitività di utilizzo che rispetto agli altri due programmi, comunque validi, lo rendono il software di presentazione per eccellenza. Il consiglio che posso darvi è di continuare comunque a rimanere aggiornati sul mondo Google perché la casa di Menlo Park è in continua evoluzione e probabilmente tra qualche anno supererà Microsoft!

3)Programmi di calcolo

LibreOffice Calc vs. Microsoft Excel vs. Google Fogli:

Se ci si limita ad un utilizzo base infatti difficilmente si riscontrano differenze importanti tra Excel e Calc. Ma se si usano funzionalità più evolute, le Macro ad esempio, Excel è insuperabile perché il linguaggio macro di Calc non sempre è compatibile con il formato VBA di Excel. Al contrario invece è possibile tradurre le macro di Calc in Excel senza problemi. In compenso però Calc ha procedure guidate integrate nel sistema che guidano l’utente nella scelta e nell’uso di tutte le funzionalità avanzate. Calc salva i fogli di calcolo nel suo formato nativo di documento aperto (.ods). Se invece devi solo rendere leggibili i tuoi dati su una vasta gamma di dispositivi e piattaforme, puoi facilmente esportare i tuoi fogli di calcolo in Portable Document Format (.pdf).

Google Fogli o sheets ha fogli di calcolo semplici, ha una grandezza di archiviazione “leggera” ed è facile da usare rispetto ad un che Excel ha tutte le possibili funzionalità di cui potresti avere bisogno in un foglio di calcolo, ma ciò comporta una certa complessità.

Google ha funzionalità come = IMPORTRANGE che rende possibile andare e ottenere dati da cartelle di lavoro completamente separate. Altro grande punto di forza di Fogli è che quando inizi a digitare una funzione, vedrai informazioni che ti aiutano a imparare ad applicare la funzione con esempi su come applicare ciascuna funzione. Questo approccio "documentazione al volo" è un valido motivo per passare da Microsoft a Google oltre alla possibilità di condividere in maniera facile i documenti con colleghi e compagni.

CONCLUSIONI

Se siamo alla ricerca di una piattaforma più o meno completa Libreoffice è più che valida nonostante alcune piccole mancanze ma che dobbiamo accettare per qualcosa di gratuito. Microsoft è ancora un’ottima piattaforma che secondo me però andrà sempre più in ombra non perché non venga sviluppata, anzi, ma perché l’interfaccia grafica sotto alcuni aspetti è poco funzionale e pagare per ciò che mi complica la vita ed il lavoro non mi sembra la scelta migliore. Quindi se abbiamo la possibilità di pagare un abbonamento sia che siamo aziende o privati e vogliamo continuare a migliorare le nostre digital skills vi consiglio di iniziare a seguire o spostarvi su G Workspace, ha tutte le funzioni che cerchiamo e potete stare tranquilli che se non dovessimo trovare qualcosa Google si farà in 4 per aiutarci e semplificarci la vita, come fa da più di 22 anni!

Giovanni Garota