Smart Working con Google

marketinguno2021
19 mag 2021
Tempo di lettura: 7 min

Poco più di un anno fa siamo stati costretti a rinchiuderci nelle nostre abitazioni per circa 4 mesi distaccandoci drasticamente dalle nostre abitudini lavorative e private, da lì in poi le cose non sono tornate alla normalità ma in parecchi casi hanno subito un cambiamento temporaneo o addirittura definitivo.

Basti pensare che tra le parole più cercate su Google nel 2020 in Italia sono contenute #smartworking e #meet. Questo è un chiaro segnale che le persone hanno cercato di trovare una soluzione per tornare alle proprie abitudini o comunque per tornare a lavorare come una volta, senza particolari rallentamenti o difficoltà che avrebbero creato parecchi disagi.

In questo contesto si sono fatti enormemente strada i servizi di Google che hanno saputo adattarsi e migliorarsi in una situazione in cui era necessario lavorare da remoto, in gruppo e senza appesantire ulteriormente la memoria del proprio pc.

Hanno rivoluzionato il modo di pensare e di agire delle persone ma non tutti ne conoscono le potenzialità fino in fondo. Questo articolo è stato ideato appositamente per rendere consapevole il lettore su quanto si può fare con questa piattaforma e quanto può velocizzare e migliorare il lavoro da remoto e in team.

Potenzialità comuni

Ci sono, quindi, dei punti in comune tra tutti i servizi che la piattaforma offre e molti di loro ti aiuteranno a velocizzare e rendere più efficiente il modo di lavorare, sia da remoto che non.

Uno dei punti di forza del lavoro su cloud è sicuramente il risparmio di spazio nella memoria del proprio pc ma anche in quello degli altri colleghi o collaboratori, infatti, come vedremo tra poco ci sono degli stratagemmi per ottenere questo risultato.

Altra caratteristica di questa piattaforma è la possibilità di lavorare in contemporanea sullo stesso file, qualsiasi esso sia, con altri utenti con i quali è stato precedentemente condiviso il file. Per farlo basterà individuare il file da condividere, schiacciare il tasto destro del mouse e selezionare condividi, poi bisognerà inserire il destinatario e volendo selezionare le limitazioni da imporgli per impedirgli o permettergli di lavorarci all’interno, come ultima cosa basterà premere fine e il file verrà condiviso. Ci sono altri metodi per condividere un file e li vedremo successivamente.

Per utilizzare tutti questi servizi basterà disporre di un account Google collegato che ne consentirà l’accesso.

Ma ora iniziamo con i diversi servizi!!!

Calendar

Google Calendar è un servizio che offre la possibilità a chi ne usufruisce di creare dei calendari collegati alla propria mail con cui si è fatto l’accesso sulla piattaforma.

A differenza di altri servizi simili Google offre la possibilità di creare più calendari per un solo account, di condividerli e importarli da altri servizi online (Yahoo! Calendar, MSN Calendar, ecc.) o sul computer (iCal, Outlook, ecc.).

Si tratta di un'agenda sulla quale inserire degli eventi. Può essere utilizzato come agenda personale (calendario privato), come agenda di un'organizzazione (calendario pubblico) o come agenda di una risorsa (ad esempio un'aula o un campo da tennis).

Il creatore del calendario può decidere chi è autorizzato a vederlo, chi è autorizzato a inserire eventi e chi è autorizzato ad amministrarlo.

Una volta creato un evento è possibile inviare l'invito a partecipare ad altre persone. L'invito consiste in una mail, ma se i destinatari sono a loro volta iscritti a Google Calendar la richiesta apparirà anche all'interno del loro calendario personale. Se l'invito viene accettato, l'evento si inserisce nell'agenda dell'invitato.

Inoltre nel momento della creazione dell’evento oltre ad aggiungere degli invitati è possibile aggiungere una videoconferenza di Google Meet, aggiungere un luogo, decidere su quale calendario crearlo e, funzione molto innovativa, aggiungere una descrizione o degli allegati.

Questa funzione risulta molto utile perché si possono inserire i link dei file (Documenti, Fogli, Presentazioni, ecc.) che abbiamo sul nostro Google Drive ad un collega senza dover ricorrere alla creazione di un file offline che occuperebbe ulteriormente spazio in memoria, sia la nostra che quella del destinatario.

Gli eventi sono memorizzati online, di conseguenza, il calendario può essere visualizzato da qualsiasi postazione dotata di accesso a Internet. Per gli utenti che potrebbero aver riscontrato un guasto all'unità disco, ciò significa che nessun dato è stato perduto. L'applicazione consente di importare file di calendario di Microsoft Outlook (.vcs) e file di iCalendar (.ics, de facto il formato di file per calendario aperto).

Meet

Google Meet (precedentemente noto come Hangouts Meet) è un'applicazione di teleconferenza che permetterà all’utilizzatore di partecipare a riunioni attraverso un link o di creare riunioni con i colleghi condividendo semplicemente un link a cui tutti potranno accedere.

Le riunioni saranno ovviamente telematiche e daranno la possibilità al partecipante di attivare il microfono per conversare con gli altri membri, accendere la webcam del proprio pc o smartphone per farsi vedere e potrà condividere il proprio schermo per mostrare una presentazione, un documento, un foglio di lavoro, un video, ecc.

L’utente potrà parteciparvi dal proprio computer, fisso o mobile che sia, o anche tramite l’app Android e iOS.

Possono partecipare alle chiamate fino a 42 utenti per l’account base, fino a 15o per l’account business e fino a 25o per l’account enterprise.

È possibile integrare la riunione a Google Calendar con un semplice clic e sempre da quest'ultimo sarà possibile crearne una mentre si aggiunge un nuovo evento condiviso o non.

Nell’ultimo periodo è stata integrata una nuova funzione, i sottotitoli in tempo reale basati sul riconoscimento vocale, ma che essendo ancora in fase di perfezionamento non risulta ancora molto precisa.

Infine per garantire la massima sicurezza all’utilizzatore tutte le chiamate sono crittografate con tutti gli utenti.

Drive

Google Drive è un servizio web di memorizzazione e sincronizzazione online in cui è possibile caricare quasi tutti i tipi di file in circolazione fino al raggiungimento massimo di 15 GB per la versione gratuita e fino ad un massimo di 30 TB per le versioni a pagamento.

Questa è la piattaforma su cui poi possono essere visualizzati tutti i successivi servizi: Documenti, Fogli e Presentazioni.

Come detto precedentemente i file caricabili (visualizzabili correttamente fino ad un massimo di 25 MB) sono molteplici, come per esempio:

File immagine (.JPEG, .PNG, .GIF, .TIFF, .BMP)
File video (WebM, .MPEG4, .3GPP, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV)
File di testo (.TXT)
Microsoft Word (.DOC e .DOCX)
Microsoft Excel (.XLS e .XLSX)
Microsoft PowerPoint (.PPT e .PPTX)
Adobe Portable Document Format (.PDF)
Adobe Illustrator (.AI)
Adobe Photoshop (.PSD)
Autodesk AutoCAD (.DXF)
Tipi di file di archivio (.ZIP e .RAR)
E molti altri…

Tutti questi file possono essere rapidamente condivisi con altri utenti, scaricati per renderli disponibili offline, si può creare un link da inserire in un file a parte, rinominati ed eliminati.

Keep

Google Keep è uno strumento per scrivere note e promemoria tutte in un unico programma in modo da non dimenticarsi nulla.

Creando una nota sarà possibile aggiungere un titolo, una descrizione, si potrà impostare un promemoria in cui lo strumento ci ricorderà una determinata cosa, si potrà condividere la nota con chi si vuole, si potrà cambiare il colore del post-it e aggiungere un'etichetta per categorizzare le diverse tipologie di note, si potranno aggiungere disegni e immagini.

È molto particolare perché essendo integrato con i servizi di Google ha la possibilità di utilizzarli per alcune funzioni, per esempio, utilizzando la sezione promemoria è possibile creare una nota con un promemoria che verrà visualizzata nell’ora predefinita sul proprio Google Calendar e sempre da quest’ultimo sarà possibile visualizzare tutte le note di Keep in una sezione dedicata nel lato destro. Inoltre sarà possibile copiare il testo della nota o promemoria su Google Documenti.

Documenti

Google Documenti è un programma per redigere documenti di testo incluso nella suite gratuita di Google Docs Editors offerta da Google.

È molto simile a Word di Microsoft e come tale ha funzioni pressoché analoghe ma essendo integrato noi servizi cloud di Google consente agli utenti di creare e modificare documenti online mentre collaborano con altri utenti in tempo reale. Le modifiche apportate al file vengono tracciate dall'utente con una cronologia delle revisioni.

Particolarità che lo differenzia da Word è la mancanza del tasto salva, infatti il salvataggio sarà effettuato automaticamente dal programma ogni volta che si farà una modifica, inoltre è possibile assegnare un nome e salvare delle versioni nei vari passaggi del lavoro in modo da creare un backup.

Diversi file possono essere convertiti, visualizzati e modificati in formato Google Documenti, come per esempio: .doc, .docx, .docm .dot, .dotx, .dotm, .html, testo normale (.txt), .rtf, .odt, ecc.

Fogli

Google Fogli è un programma per redigere fogli di calcolo incluso nella suite gratuita di Google Docs Editors offerta da Google.

È molto simile a Excel di Microsoft e come tale ha funzioni pressoché analoghe ma essendo integrato noi servizi cloud di Google consente agli utenti di creare e modificare documenti online mentre collaborano con altri utenti in tempo reale. Le modifiche apportate al file vengono tracciate dall'utente con una cronologia delle revisioni.

Come il precedente è dotato di un sistema di salvataggio automatico.

Qualsiasi file proveniente da Excel, LibreOffice o altri sostituti può essere tranquillamente convertito, visualizzato e modificato all’interno di Google Fogli.

Presentazioni

Google Presentazioni è un programma per creare presentazioni multimediali incluso nella suite gratuita di Google Docs Editors offerta da Google.

È molto simile a PowerPoint di Microsoft e come tale ha funzioni pressoché analoghe ma essendo integrato noi servizi cloud di Google consente agli utenti di creare e modificare documenti online mentre collaborano con altri utenti in tempo reale. Le modifiche apportate al file vengono tracciate dall'utente con una cronologia delle revisioni.

Come i precedenti due è integrato con il salvataggio automatico che permette di vivere più tranquillamente la creazione del proprio lavoro.

Con visualizzazione da presentazione si può monitorare il tempo da quando si sta presentando, si può dare una possibilità al pubblico di fare domande in una sezione dedicata e ovviamente si possono vedere le note del relatore.

È possibile inserire un video immettendo un link di YouTube non appesantendo la presentazione ma comunque si avrà il video riproducibile nella grandezza che si vuole.

È anche possibile inserire un link in una parte di testo per magari spiegare una parola o collegarsi ad un sito esterno che approfondisce l’argomento. Inoltre si potrebbe creare anche un pulsante con la funzione forme inserendoci un link che può portare fuori dalla presentazione o ci può far muovere anche tra le diverse slide.

Conclusione

Che dire! Queste sono solo alcune delle tante funzioni di cui potrai usufruire utilizzando i servizi ideati appositamente da Google per favorire il lavoro smart.

Ci sono tanti altri trucchi e scorciatoie per migliorare i vostri lavori individuali ma soprattutto per rendere più efficiente il lavoro nella vostra azienda, qui abbiamo deciso di fare una panoramica non troppo superficiale per rendere consapevole chi legge delle potenzialità della piattaforma.

Il consiglio che sento di dare a chiunque volesse provare a utilizzare questi servizi è quello di fare un cambio di mentalità e non solo di programmi, mi spiego meglio. Questa piattaforma da la possibilità all’utente e ai suoi collaboratori di risparmiare davvero tantissimo spazio nella memoria del computer, quindi se si continuassero a inviare tutti i file via mail e li scaricassimo offline tutte le volte sarebbe come utilizzare una Ferrari alla velocità di una Panda. Prova a rivoluzionare la realtà aziendale in cui ti trovi cercando di sfruttare al massimo le potenzialità che offrono questi servizi, ti troverai sicuramente soddisfatto.

Spero di esserti stato d’aiuto, se avessi ulteriori domande o delucidazioni sull’argomento compila il modulo nella sezione “Chi siamo” così da farci sapere su quali argomenti concentrare i prossimi articoli del blog.